Pasta de prestação de contas digital:
Como e por que utilizar!

Pasta de Prestação de Contas Digital - Superlógica

A pasta de prestação de contas digital ainda é um assunto novo para muita gente, mas é essencial para que os condôminos possam ter acesso aos gastos do condomínio diretamente pelo computador ou celular.

A transparência é primordial no relacionamento entre as administradoras de condomínios, síndicos e condôminos, assim como a prestação de contas é uma obrigação legal, por isso é importante oferecer acesso fácil para todos aos documentos através da pasta de prestação de contas.

O modo mais conveniente e prático seria oferecer a pasta de prestação de contas digital. Como isso é possível?

Com o Superlógica Condomínios você tem a pasta de prestação de contas integrada ao sistema e ela pode ser feita de forma digital através da Área do Condômino com poucos cliques e sem a necessidade de imprimir uma série de documentos. Uma forma de você reduzir papel e oferecer o que os condôminos precisam: conveniência e transparência.

O que você pode mudar na pasta de prestação de contas?

A forma mais tradicional e antiga é entregar aos síndicos e aos condôminos a pasta de prestação de contas em papel, ou seja, um compilado de documentos que esclarecem toda a movimentação financeira do condomínio e a comprovação do que foi feito.

Essa pasta inclui as notas fiscais do mês, contas pagas, valores recebidos, acordos com inadimplentes, entre outros itens importantes da gestão financeira condominial.

Por meio desse recurso, deve ficar claro tudo o que foi executado pela administração do condomínio durante o mês. Esse controle é fundamental para o síndico e conselho realizarem o acompanhamento da gestão financeira, evitando fraudes e desvios.

Por que não digitalizar essa pasta, compilando todos os documentos necessários ao condômino? Ou melhor ainda, ter toda a pasta de prestação de contas integrada ao sistema de gestão de condomínios e gerar em poucos cliques?

A administradora pode disponibilizar a prestação de contas digital aos seus condôminos, através da Área do Condômino. Já vamos explicar como é possível.

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É necessário utilizar tanto papel na pasta de prestação de contas?

Os tempos mudaram e hoje os condôminos preferem acessar a pasta de prestação de contas de uma forma muito mais prática, online pela Área do Condômino.

Chegou o momento de refletir se realizar a pasta de prestação de contas em pasta física não vai se tornar obsoleto incluindo gastos com impressão e sem conveniência.

Imagina que para acessar a pasta de prestação de contas, na maior parte das vezes, é necessário se deslocar até a administradora ou procurar o síndico, o que centraliza um pouco as informações e não as deixam tão claras para os moradores.

E mais, trabalhar com esse modelo de pasta de prestação de contas para condomínios pode comprometer a gestão condominial, e principalmente, a relação transparente que deve ser estabelecida junto ao síndico e condôminos.

Confira algumas das desvantagens detalhadas em trabalhar com a pasta de prestação de contas física, em papel:

O acesso à pasta é complicado, atrapalhando o compartilhamento de informação entre todos os envolvidos;
A segurança da informação é mínima, já que se tratando de papel é fácil sumir ou ser danificado;
Dificuldade em analisar dados e possíveis otimizações na gestão financeira, já que tudo isso está dividido em vários papéis e documentos, inúmeros relatórios confusos que podem dar margem em alguns casos para fraudes.

Pasta de prestação de contas digital integrado ao seu sistema de gestão de condomínios

Hoje em dia já existe uma versão digital de tudo. Empresas inovadoras como a Netflix, Uber e Spotify tem ganhado grande popularidade, já que oferecem serviços já conhecidos pelo público de uma forma fácil e com muita conveniência pela internet. A lógica de utilizar a pasta de prestação de contas digital é a mesma:

O acesso do condômino, síndico e conselho é muito mais fácil, com apenas alguns cliques é possível verificar as informações disponibilizadas pela administradora;
A participação dos condôminos aumenta, já que agora todos tem acesso a movimentação financeira;
O trabalho do síndico e conselhos torna-se mais produtivo, já que a análise das informações é muito mais prática e os pontos que precisam ser melhorados ficam evidentes;
A administradora de condomínios se adequa a necessidade dos clientes por serviços mais modernos e tem menos trabalho eliminando o envio de papelada da rotina.

Na prática, funciona da mesma forma que a pasta de prestação de contas para condomínios, porém, ao invés de utilizar uma pasta física para armazenar documentos e apresentar a movimentação financeira, todos os documentos vão reunidos na Área do Condômino.

Pasta de Prestação de contas na Área do Condômino

A pasta de prestação de contas digital é realizada e publicada na Área do Condômino, um espaço desenvolvido pela Superlógica Condomínios justamente para ajudar a sua administradora a oferecer conveniência, ter um diferencial, reduzir custos e oferecer o auto serviço aos condôminos.

Prestar contas ou ter uma pasta de prestação de contas digital é apenas uma das funcionalidades da Área do Condômino. Confira as principais vantagens de utilizar a Área do Condômino em sua administradora:

Condôminos podem obter 2ª via atualizada de boletos, reduzindo o trabalho operacional da administradora e facilitando a rotina dos moradores;
É possível visualizar as cobranças em aberto do seu imóvel, o que é ótimo para moradores e também proprietários que fazem locação;
Copiar a linha digitável do boleto para pagar no aplicativo do seu banco, o que é muito útil para a grande parte das pessoas que realiza pagamentos online;
Estabelecer uma comunicação entre administradora, síndico e moradores, já que é possível emitir e visualizar comunicados pelo aplicativo;
Configurar notificações por push para avisar sobre a data do vencimento da taxa condominial, reduzindo consideravelmente a inadimplência;
Reservar as áreas comuns do condomínio pelo aplicativo e receber a resposta por e-mail.

Oferecer a pasta de prestação de contas digital traz um diferencial competitivo para sua administradora, disponibilizando muitas facilidades para os condôminos e mantendo sua gestão transparente.

Gostou? Quer entender mais sobre como aumentar a produtividade na gestão financeira de condomínios? Acesse nosso blog e fique por dentro do assunto!